Le ton de voix, souvent négligé, joue un rôle crucial dans la communication efficace. Que ce soit dans une conversation informelle, une présentation professionnelle, ou à travers l'écriture, le ton de voix influence grandement la perception et la réception des messages. Comprendre et maîtriser ce concept est essentiel pour toute personne souhaitant améliorer ses compétences communicatives.
Le ton de la voix est le ton d'une entreprise, la façon dont elle écrit et parle de quelque chose. Elle est définie dans la stratégie d'entreprise, dans les directives de communication, dans les directives des médias sociaux, dans la stratégie des médias sociaux et dans les documents d'identité d'entreprise. Dans l’ensemble, le résultat devrait être l’uniformité, la compréhensibilité et la reconnaissabilité.
Pour comprendre le ton, vous devez savoir :
Comme dans la vie, chaque personne que vous rencontrez a sa propre façon de s’exprimer. Chacun est unique à sa manière, tout comme les empreintes digitales. Certains sont agréables et polis. D'autres non. Certains parlent beaucoup, d’autres très peu. Il en va exactement de même pour le ton de voix utilisé par les entreprises.
Peu importe comment on l’appelle, le ton ne se limite pas à la façon dont vous parlez. Il comprend tous les mots que vous utilisez dans le contenu de votre entreprise, y compris votre site Web, vos e-mails commerciaux, vos manuels de produits, vos scripts de centre d'appels, vos présentations clients, etc.
Tout le contenu que vous produisez doit avoir le même ton pour démontrer que vous êtes une entreprise cohérente et fiable et que vous offrez une bonne expérience utilisateur.
Le ton de voix est un élément fondamental de la communication qui dépasse les mots eux-mêmes. Il façonne la manière dont un message est perçu et compris par le destinataire. Un même contenu peut susciter des réactions très différentes en fonction du ton utilisé. Par exemple, un discours prononcé avec un ton chaleureux et enthousiaste peut motiver et inspirer, tandis que le même discours, délivré avec un ton monotone et froid, peut sembler ennuyeux et sans intérêt.
Dans le monde professionnel, le ton de voix est crucial pour établir des relations efficaces et positives. Un manager utilisant un ton assertif mais bienveillant est plus susceptible de gagner le respect et la coopération de son équipe qu'un manager au ton autoritaire et distant. De même, en marketing et publicité, le ton de voix peut déterminer le succès d'une campagne. Un ton engageant et authentique peut capter l'attention et fidéliser les clients, contrairement à un ton impersonnel qui risque de les repousser.
Il existe plusieurs types de tons différents. Souvent, les entreprises utilisent une combinaison de tons différents pour créer la voix de leur marque. Voici quelques exemples de tons :
Le type de ton que vous utiliserez dépend de plusieurs facteurs, tels que le niveau de formalité et parfois même le sujet.
Vous avez peut-être entendu parler d'Albert Mehrabian et de ses théories sur une communication réussie. Il s’agit d’une théorie en trois parties :
Ces éléments démontrent l’importance du ton dans la communication. Pratiquement toutes les entreprises se concentrent sur le ton, et vous devriez le faire aussi, pour 5 raisons :
Les utilisateurs apprécient le contact humain. Ils veulent donc que la marque ait une personnalité pour qu’ils se sentent à l’aise. Il faut donc considérer leur état émotionnel à travers un ton humain.
En B2B, c'est-à-dire B2B, les utilisateurs recherchent l'authenticité et l'honnêteté. Ils recherchent la vérité émotionnelle. En d’autres termes, les utilisateurs ne s’intéressent pas seulement au côté rationnel, mais surtout au côté émotionnel.
Plus le marketing de contenu devient populaire, plus les entreprises commencent à proposer du contenu écrit. Mais un grand nombre d’entreprises ne disposent pas d’un droit de parole clair. En ayant une voix de marque unique et personnelle, vous êtes plus susceptible de vous connecter avec vos clients.
Idéalement, votre ton devrait être instantanément reconnaissable même si vous supprimez votre logo de votre site Web ou de votre flux de réseaux sociaux. Un bon ton de voix doit être différent du ton de voix de vos concurrents.
Selon Forrester Research, les acheteurs d'entreprise ne contacteront pas directement les fournisseurs tant que le processus d'approvisionnement n'est pas terminé à 90 %. Étant donné que les conversations en face à face sont rares, vous devez pratiquer vos mots.
Les clients potentiels en savent beaucoup sur vous grâce à votre site Web et à vos supports marketing avant même de vous appeler. C’est là que votre ton de voix joue un rôle très important. Cela vous aide à établir un climat de confiance avec eux dès le début. Maîtriser votre ton vous permettra de poser des bases solides pour une relation de confiance.
Tous les signaux subtils tels que les émotions, le langage corporel, les gestes et les sons peuvent être transmis par écrit à travers le ton de la voix. C'est donc la seule manière d'afficher :
Rechercher votre ton de voix est un excellent moyen de refléter l’image de votre entreprise. Vous devez tout simplifier en quelque chose de simple pour que tout le monde puisse le comprendre. De cette façon, vous réduisez l’encombrement et facilitez l’expérience de vos utilisateurs.
Le ton peut même vous aider à définir votre orientation stratégique. La concurrence sur le marché devient de plus en plus féroce. Il est préférable d’opter pour un attrait de niche afin de pouvoir cibler un public plus pertinent.
Le ton est nouveau en B2B. La plupart des entreprises n’ont pas encore réalisé son importance. En l'utilisant, vous pouvez vous différencier des autres concurrents.
Une question qui revient souvent est de savoir comment déterminer le ton ? Afin de pouvoir répondre à cette question récurrente, il faut la diviser en trois sous-questions :
Pour déterminer la personnalité de votre marque, vous devez commencer par les valeurs fondamentales de votre entreprise.
Ensuite, vous devez énumérer les valeurs fondamentales de votre organisation :
Par exemple, pour la marque Nike, leur valeur est « l’inclusion ». Pour eux, tout le monde peut faire du sport, un choix de message qui reflète clairement la personnalité de la marque. Leur texte est engageant et pertinent, leur permettant d'améliorer la communication avec leurs clients.
Cela peut être amusant de créer des personnages qui représentent votre groupe cible.
Les personas qui représentent votre groupe cible peuvent vous donner une meilleure idée du public que vous devriez cibler. Ils vous aident à comprendre :
Il s’agit donc d’un excellent moyen de faciliter et d’améliorer la communication avec vos utilisateurs. N'oubliez pas de penser du point de vue de l'utilisateur final. Ce n’est qu’en regardant votre propre marque à travers leurs yeux que vous pourrez identifier les forces et les faiblesses de vos communications.
Pour donner le ton, il faut prendre certaines décisions clés. Il est important d’examiner la façon dont vous communiquez maintenant et de décider comment vous souhaitez communiquer à l’avenir. En faisant cet exercice, il sera plus facile de retrouver votre tonus. Par exemple, souhaitez-vous un style de communication formel ou informel ?
Un ton formel ou professionnel force le respect, mais peut aussi paraître raide et distant. Cela conduit donc à un manque d’individualité.
Le ton informel est accessible. Il est jeune, dynamique, mais aussi risqué dans certaines situations. Par exemple, dans un environnement B2B, cela pourrait donner l’impression que l’entreprise avec laquelle vous communiquez n’est pas professionnelle.
Comprenez les attentes et préférences de votre audience. Adaptez le ton en fonction des interlocuteurs : formel pour des réunions d'affaires, décontracté pour des conversations informelles.
Adaptez votre ton au contexte de la communication : discours, présentation, e-mail, etc. Prenez en compte les enjeux et objectifs. En situation de crise, utilisez un ton rassurant et empathique.
Utilisez un langage clair et précis. Évitez les ambiguïtés et termes complexes. Parlez ou écrivez de manière concise, en soulignant les points importants avec des pauses et des inflexions de voix.
Exprimez-vous de manière authentique et sincère. Un ton naturel renforce la connexion émotionnelle et la crédibilité. Évitez les tons forcés ou artificiels.
Enregistrez-vous, relisez à haute voix et demandez des retours. Utilisez le feedback pour identifier les améliorations nécessaires. Pratiquez régulièrement pour gagner en assurance et en fluidité.
Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à déterminer votre ton :
Les gens réagissent davantage aux phrases à la voix active.
Gagner la confiance de quelqu'un n'est pas facile. Surtout quand on est une entreprise. Si vous n'êtes pas sûr à 100 % de votre copie, vérifiez-la.
Ne simplifiez pas à l’excès votre communication, mais assurez-vous qu’elle est facile à comprendre. N'utilisez pas de jargon sans fournir de définitions et d'explications. Il est vrai que trouver le bon équilibre n’est pas toujours facile et évident, mais avec un peu de pratique, on y parvient.
En tant qu’entreprise, vous ne devriez pas avoir peur de faire une blague de temps en temps. Cependant, assurez-vous que cela correspond à votre ton. Par exemple, un jeu de mots peut faire sourire vos clients. N'oubliez pas de faire vos recherches lorsque vous écrivez sur des sujets sensibles. Vous pouvez parler à quelqu’un qui connaît le sujet de votre choix pour avoir une idée plus claire.
Les virgules peuvent ajouter de la valeur à votre texte. Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les virgules offrent une pause en cas de besoin et permettent d'ajouter des informations supplémentaires.
Il faut savoir utiliser les points d'exclamation : Nous comprenons que vous souhaitiez exprimer votre enthousiasme avec des points d'exclamation, mais évitez d'être trop généreux avec eux.
Posez des questions : poser des questions peut améliorer les performances de votre copie, en particulier sur les réseaux sociaux. Cette méthode invite les utilisateurs à interagir avec votre contenu.
Maîtriser le ton de voix est essentiel pour toute communication efficace, que ce soit dans un cadre professionnel ou personnel. En connaissant votre audience et en comprenant le contexte, vous pouvez adapter votre ton de manière appropriée. La clarté et la précision dans votre discours, ainsi que l'authenticité de votre ton, renforcent la crédibilité et l'impact de votre message. La pratique régulière et les retours constructifs sont indispensables pour améliorer continuellement votre ton de voix. Un bon ton de voix ne se résume pas seulement à ce que vous dites, mais aussi à la manière dont vous le dites. Continuez à explorer et à affiner votre ton de voix pour devenir un communicateur plus efficace et influent.
